Rechnungsprogramm oder ERP in Österreich: wann reicht welches?
Florian Hödl
Netzwerk-Monitoring und Automatisierung
Kurzfassung: Wer nur Rechnungen schreibt, braucht kein ERP. Ein Rechnungsprogramm wie sevdesk, Lexware Office oder FreeFinance genügt und ist günstiger. Ein ERP lohnt sich, sobald Aufträge, Material, Termine oder mehrere Mitarbeiter dazukommen und Sie dieselben Daten sonst in drei Tools pflegen.
Die Frage hören wir oft: Reicht mir ein Rechnungsprogramm, oder brauche ich schon ein ERP? Die ehrliche Antwort hängt an Ihrem Alltag, nicht an der Betriebsgröße. Dieser Beitrag gibt Ihnen Kriterien, mit denen Sie das in zehn Minuten selbst entscheiden.
Die drei Wege im Überblick
Excel. Kostet nichts und ist flexibel. Es hält, solange eine Person alles überblickt. Probleme entstehen, wenn Angebote, Rechnungen und Kundenliste in getrennten Dateien liegen oder zwei Personen gleichzeitig arbeiten.
Rechnungsprogramm. Angebote und Rechnungen schreiben, Zahlungen verfolgen, Belege sammeln, Daten an den Steuerberater geben. Anbieter wie sevdesk, Lexware Office oder FreeFinance sind genau dafür gebaut. Nach unserer Marktrecherche vom November 2026 liegen die Preise bei sevdesk und Lexware Office grob zwischen 8 und 33 Euro im Monat, je nach Paket. Die Anbieter ändern Preise regelmäßig, prüfen Sie den aktuellen Stand auf deren Seiten.
ERP. Ein System für den ganzen Ablauf: Anfrage, Angebot, Auftrag, Projekt oder Lieferung, Lager, Rechnung, Zahlung. Alle Daten liegen an einer Stelle. Dafür ist die Einrichtung aufwendiger. Was ein ERP ausmacht, beschreiben wir ausführlich im Beitrag zu ERP-Systemen für den Mittelstand.
Wann ein Rechnungsprogramm genügt
Bleiben Sie beim Rechnungsprogramm, wenn Folgendes auf Sie zutrifft:
- Sie arbeiten allein oder zu zweit.
- Sie schreiben vor allem Rechnungen, wenige Angebote und kaum Folgeschritte.
- Sie führen kein Lager und keine Materialwirtschaft.
- Es gibt keine Projekte oder Aufträge, die Sie über Wochen begleiten.
- Ihr Hauptziel ist, dem Steuerberater saubere Belege zu geben.
In diesem Fall wäre ein ERP überdimensioniert. Auch wir raten dann davon ab. Genau so fällt der Fit-Check auf unserer ABOS-Seite aus, wenn die Antworten das hergeben.
Wann ein ERP die bessere Wahl ist
Ein ERP wird interessant, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Aufträge: Aus einem Angebot wird ein Auftrag, daraus ein Projekt oder eine Lieferung, daraus eine Rechnung. Sie wollen das nicht jedes Mal neu abtippen.
- Material: Sie führen ein Lager oder kaufen für Aufträge ein.
- Termine: Einsätze, Wartungen oder Projektschritte sollen nachvollziehbar sein.
- Mehrere Personen: Mitarbeiter arbeiten mit denselben Kunden- und Auftragsdaten.
- Zeit: Sie suchen Daten heute in E-Mail, Excel und einem Rechnungstool gleichzeitig.
Dann steht früher oder später ein Systemwechsel an, meist mitten im Betrieb. Wer gleich mit einem ERP beginnt, spart sich diesen Umzug.
Vergleichstabelle
| Kriterium | Excel | Rechnungsprogramm | ERP (z. B. ABOS) | |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen und Angebote | von Hand | ja | ja | |
| Aufträge und Projekte | von Hand | eingeschränkt | ja | |
| Lager und Material | von Hand | meist nein | ja | |
| Mehrere Mitarbeiter | schwierig | je nach Paket | ja | |
| Einrichtung | keine | Stunden | rund 4 Wochen bei ABOS | |
| Laufende Kosten | keine | niedrig | höher | |
| Wechselrisiko später | hoch | mittel | gering |
Die Kostenfrage ehrlich gerechnet
Ein ERP kostet mehr als ein Rechnungsprogramm, das ist so. Bei ABOS liegen die Startpreise für Neukunden bei 39 Euro netto im Monat für Solo, 99 Euro für Team und 310 Euro für Business, jeweils mit einmaliger Einrichtung, gültig bis 31.03.2027. Die Listenpreise danach finden Sie auf der ABOS-Seite. Der Preis gilt pro Betrieb, nicht pro Benutzer, bis zur jeweils enthaltenen Anzahl an Benutzern.
Rechnen Sie dagegen die Zeit, die Sie heute für doppelte Eingaben und Suchen aufwenden. Und rechnen Sie ein, was ein späterer Systemwechsel kostet.
Registrierkasse und Steuerberater
Zwei Punkte, die Sie früh klären sollten:
Registrierkasse. Ob Sie eine Registrierkasse benötigen, hängt von Ihrem Betrieb und Ihren Barumsätzen ab. Die aktuellen Pflichten und Fristen klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder bei der WKO, hier wollen wir keine Zahlen nennen, die sich ändern können. Zur Produktseite: Eine Kasse mit Bon direkt in ABOS ist in Vorbereitung. Bis dahin binden wir auf Wunsch Ihre bestehende Kasse an.
Steuerberater. Egal welchen Weg Sie wählen: Fragen Sie Ihre Kanzlei, in welcher Form sie Daten haben möchte. Wie das bei einem ERP aussieht, steht im Beitrag Export an den Steuerberater: BMD, RZL und DATEV.
Wo ABOS einzuordnen ist
ABOS ist Dolibarr, fertig eingerichtet und betrieben aus Österreich, mit Servern in Deutschland. Warum Dolibarr und nicht Odoo oder ein anderes System, erklärt der Open-Source-ERP-Vergleich. Mehr zum Thema auf unserer Seite zu Dolibarr. Die Einrichtung dauert rund 4 Wochen, Ihre Kundenliste übernehmen wir aus Excel oder CSV.
Häufige Fragen
Reicht ein Rechnungsprogramm für mein Einzelunternehmen?
Wenn Sie vor allem Rechnungen schreiben, ja. Sobald Aufträge, Material, Termine oder Mitarbeiter dazukommen, wird es eng.
Was kostet ein ERP für ein kleines Unternehmen?
Das hängt stark vom System ab. Bei ABOS sind es Pauschalen pro Betrieb: Startpreise ab 39 Euro netto im Monat bis 31.03.2027, danach der Listenpreis von 49 Euro, jeweils plus einmalige Einrichtung.
Kann ich später vom Rechnungsprogramm auf ein ERP wechseln?
Ja, aber Sie müssen Stammdaten und Abläufe umziehen, meist neben dem laufenden Geschäft. Das ist der Aufwand, den man mit einem frühen Start im ERP vermeidet.
Brauche ich für ein ERP eine Registrierkasse?
Das sind zwei getrennte Fragen. Ob eine Registrierkassenpflicht besteht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Eine bestehende Kasse binden wir bei ABOS auf Wunsch an.
Mein Steuerberater arbeitet mit BMD. Passt das?
Ja. Sie arbeiten in ABOS, Ihr Steuerberater bekommt die Daten per Export und bleibt bei seinem System. Ein eigener Zugang für den Steuerberater ist in jedem Paket kostenlos.